التحليل الزمني

Jul 04

التحليل الزمني

جان و الدورات الزمنيه ( دوره تمهيديه لدراسة أستراتيجية ويليام جان ) التحليل الزمني.

فيديو التحليل الزمني



الجدول الزمني للاحتفاظ هو عبارة عن جدول للسجلات. يحدد المدة التي ت

مصفوفة مقتبسة من كتاب بنجامين كروسبي

وفي ظل غياب ما يح



مزيد من المعلومات حول التحليل الزمني

نقاط أساسية ينبغي تذكرها بخصوص الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام

ما هو شكل الجدول الزمني للاحتفاظ

استخدام الجداول الزمنية

الجداول الزمنية للاحتفاظ والإجراءات المتخذة

أقسام مجموعة الأدوات الأخرى ذات الصلة

نقاط أساسية ينبغي تذكرها بخصوص الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام

إن الجدول الزمني للاحتفاظ أمر شامل يغطي عملية التخلص من السجلات ويعمل على ضمان أنه سيتم الاحتفاظ بها طالما كانت ذات قيمة إدارية أو مالية أو قانونية أو بحثية.

إن تقييم السجلات لتحديد المدة اللازمة للاحتفاظ بها، فضل عن الإجراءات التي يتم اتخاذها لضمان تفعيل تلك القرارات الخاصة بالمدة هو عنصر رئيسي لحفظ السجلات. والأداة المستخدمة لإدارة حفظ السجلات هي الجدول الزمني للاحتفاظ. حيث يُطلب من جميع بعثات الأمم المتحدة تنفيذ الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام*، وقد اعتمد قسم إدارة المحفوظات والسجلات الجدول الزمني للاحتفاظ بسجلات عمليات حفظ السلام. وقام بتطويره قسم إدارة المحفوظات والسجلات بعد مشاورات مكثفة مع إدارة عمليات حفظ السلام وقام باعتماده رسميا مكتب الشؤون القانونية ومكتب خدمات الرقابة الداخلية.

ويعتمد الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام على التحليل الوظيفي لعمليات البعثات والإدارة والدعم ويشمل تعليمات الاحتفاظ بالسجلات والتصرف فيها وذلك للعشرين وظيفة الرئيسية الخاصة بالبعثات الميدانية التابعة للأمم المتحدة بالإضافة إلى جدول زمني منفصل لمكتب الممثل الخاص للأمين العام ومكتب المدير أو رئيس الإدارة. يتم تقسيم كل وظيفة إلى سلسلة من السجلات. وسلسلة السجلات هي مجموعة من السجلات التي ترتبط بنشاط واحد ومن ثم يُحدد لها نفس مدة الاحتفاظ وإجراء التصرف. ويرتبط الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام بالتصنيف الخاص بحفظ الدفاتر في البعثات الميدانية لعمليات حفظ السلام التابعة للأمم المتحدة * والذي يضم تنظيم وظائف التصنيف الخاص بالجداول الزمنية للاحتفاظ.

إن الجداول الزمنية للاحتفاظ لهي أدوات نفيسة تعمل على مساعدتك في إدارة السجلات الخاصة بك. وتتمتع بالمزايا التالية:

ما هو شكل الجدول الزمني للاحتفاظ

تتضمن الجداول الزمنية للاحتفاظ ما يلي:

وفيما يلي الجزء الأول من الجدول الزمني للاحتفاظ بالشؤون المالية المتفرع من الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام.

استخدام الجداول الزمنية

ينبغي أن يكون استخدام الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام هو المسؤولية الرئيسية التي يتولاها موظف إدارة السجلات المسؤول عن التخلص من كافة سجلات البعثة وتوثيق كافة عمليات التصرف في السجلات. ويجب اتباع الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام من خلال الاحتفاظ بالسجلات للفترة الزمنية المحددة والتأكد أنه يمكن الوصول إليها خلال فترة الاحتفاظ بكاملها. وترتبط فترات الاحتفاظ بمجموعات السجلات أي سلسلة السجلات وتنطبق على المعلومات التي تحتوي عليها السجلات بغض النظر عن أنواعها: في شكل ورقي، أو على شريط/قرص من أقراص الكمبيوتر أو أي تنسيقات أخرى. ولا ينبغي مراجعة فترات الاحتفاظ لكل وثيقة أو ملف بصفة مستقلة.

يفضل إعداد دورة بصفة منتظمة بشكل سنوي على الأقل لمراجعة السجلات. وينبغي عليك السعي إلى تحديد السجلات التي تستلزم اتخاذ إجراء معين وتنفيذ هذا الإجراء. حيث سيجري تنفيذ إجراء واحد أو أكثر من الإجراءات التالية:

يقدم قسم نقل السجلات إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات التابع للأمم المتحدة في هذه المجموعة من الأدوات إرشادات تفصيلية بخصوص نقل السجلات إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات. ويمكن تطبيق الإرشادات أيضا على السجلات التي يتم نقلها إلى المحفوظات المحلية. يقدم قسم تدمير السجلات المدرج في هذه المجموعة من الأدوات الإرشادات بخصوص كيفية تدمير تلك السجلات التي وافق قسم إدارة المحفوظات والسجلات على أن تقوم بتدميرها بنفسك.

الجداول الزمنية للاحتفاظ والإجراءات المتخذة

ينبغي أن تقوم كل بعثة بوضع مجموعة من الإجراءات لتضمن قيامها بتطبيق الجدول الزمني للاحتفاظ ببيانات عمليات حفظ السلام بشكل فعال. ينبغي أن تستند الإجراءات إلى الإرشادات المقدمة في هذا القسم من مجموعة الأدوات. عند الحاجة إلى مزيد من النصح أو المساعدة، اتصل بموظفي قسم إدارة المحفوظات والسجلات. استخدم القائمة المرجعية الموجودة في نهاية هذا القسم للتأكد أن لديك نظاما يتوافق مع معايير قسم إدارة المحفوظات والسجلات.

قائمة مرجعية: تنفيذ الجداول الزمنية للاحتفاظ

يجب أن يشتمل الجدول الزمني للاحتفاظ والإجراءات المتخذة للاحتفاظ على ما يلي:

أقسام مجموعة الأدوات الأخرى ذات الصلة

المحفوظات المؤقتة: حيث يحفظ قسم إدارة المحفوظات والسجلات السجلات التي لن يتم حفظها بشكل دائم كجزء من محفوظات الأمم المتحدة. ومثل هذه السجلات يتم تدميرها بشكل نهائي.

المحفوظات المحلية: حيث تحفظ البعثة السجلات التي لا تكون الحاجة إليها بشكل يومي ولكن لا تزال هناك حاجة إلى الاحتفاظ بها.

المحفوظات الدائمة: السجلات ومرفق التخزين الذي تُحفظ فيه المحفوظات الدائمة الخاصة بالأمم المتحدة تحت رعاية موظفي قسم إدارة المحفوظات والسجلات.

الجدول الزمني للاحتفاظ : هو أمر شامل يغطي عملية التخلص من السجلات ويعمل على ضمان أنه سيتم الاحتفاظ بها طالما كانت ذات قيمة إدارية أو مالية أو قانونية أو بحثية.

ما المقصود بجدول زمني للاحتفاظ؟

الجدول الزمني للاحتفاظ هو عبارة عن جدول للسجلات. يحدد المدة التي ت

Source: http://www.un.org/ar/archives/unrecordsmgmt/unrecordsresources/pors.htm


التحليل الزمنيالتحليل الزمني